Esta semana he tenido la oportunidad de asistir a un evento organizado por TeocéConsultors sobre la solución que ofrece CCPM para los entornos IT, entornos multiproyecto que comparten los recursos.
Hay varios estudios que demuestran que los proyectos de IT normalmente terminan con desviaciones en el presupuesto, tiempo y alcance, y solo un porcentaje muy pequeño terminan a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto establecido.
¿Cuándo finalizará el proyecto?, ¿cuántos recursos necesita el proyecto?, ¿existen riesgos?, ¿la planificación es realista?, son algunas de las preguntas relacionadas a la gestión de proyectos y a las cuales hay que responder a menudo con datos poco objetivos.
El método de la Cadena Crítica o CCPM es una metodología que responde a estas preguntas con datos cuantitativos, ajustando la planificación a la realidad de la disponibilidad de los recursos y al comportamiento de las personas. ¿Y porque hemos de tener en cuenta el comportamiento de las personas? Pues para evitar en la medida de lo posible, los efectos negativos del “Síndrome del estudiante”, el “Multitasking” y la “Ley de Parkinson”.
Síndrome del estudiante, es aquel fenómeno en el cual una persona empezará a trabajar en una tarea cuando falte muy poco para el vencimiento del plazo, con lo que si tenemos un poco de suerte acabara en el plazo fijado.
La ley de parkinson, afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.
Multitasking, efecto negativo que proporciona dificultad en establecer prioridades ya que al hacer tantas cosas al mismo tiempo pierdes la noción de cuáles son las actividades más y menos importantes. Además, cada vez que se cambia de tarea se pierde un tiempo en retomar el estado en que se había dejado.
El CCPM visualiza el proyecto como un todo y asigna buffers de protección (tiempo de contingencia) a nivel de proyecto en lugar de a nivel de tarea, para asegurar la fecha final de proyecto. Esto es, un buffer global que servirá para mitigar las desviaciones de tiempo de las tareas que están en la cadena critica, y que será compartido.
El método más tradicional del camino crítico (CPM), identifica las dependencias entre las tareas que conforman el camino crítico, el que determina la duración del proyecto. Sin embargo, el CCPM además de identificar las dependencias entre las tareas también identifica las dependencias entre los recursos necesarios.
Esto resuelve los problemas de disponibilidad de recursos, identificando los recursos que son cuello de botella y planificando en función de estos para prevenir posibles conflictos. Vamos a tener en cuenta la perspectiva de los recursos, porque serán una limitación real al abordar los proyectos. De hecho, el CCPM tiene la base de la teoría de las limitaciones (TOC).
Si somos capaces de planificar identificando las tareas y los recursos que son críticos, podremos optimizar la utilización de recursos, aumentando la capacidad de un departamento para realizar proyectos, con lo que si podemos lograr lo de “hacer más con menos”.
Me parece muy interesante este método para realizar planificaciones de portafolios, para sincronizar los proyectos en un entorno de multiproyectos de manera que obtengamos mayor eficiencia y productividad.
Y a la vez, las personas pueden trabajar de forma más rápida, con una lista de tareas priorizada, menos interrupciones y supervisión, y con menos presión, todo son ventajas.
Gracias a Xavier, Pau, Alicia y Josep por la magnífica sesión que nos brindaron.
