¿Técnica, habilidades o ambas?

El Project manager debe ser un perfil orientado a los procesos y a la comunicación, con esto sin duda nos estamos alineando con las áreas de conocimiento descritas en el PMBOK.

El PMBOK, la guía con las mejores prácticas en gestión de proyectos editada por el PMI (Project Management Institute), agrupa los distintos procesos de gestión de proyectos en las siguientes áreas de conocimiento:

1. Gestión de la Integración.
2. Gestión del Alcance.
3. Gestión del Tiempo.
4. Gestión de la Calidad.
5. Gestión de Costos.
6. Gestión del Riesgo.
7. Gestión de Recursos Humanos.
8. Gestión de la Comunicación.
9. Gestión de las Compras y Adquisiciones.

Un buen Project manager debe dominar la áreas de conocimiento llamadas “Hard”, como pueden ser las contrataciones, las finanzas, el control de presupuestos y cronogramas, la medición del rendimiento en el trabajo, el control de calidad y el análisis de riesgos. Pero también debe dominar las áreas de conocimiento llamadas “Soft”, como saber negociar, saber gestionar el cambio, saber comunicarse e interrelacionarse, saber entender y recoger necesidades, así como motivar o gestionar conflictos con clientes, proveedores, subordinados o superiores.

El PMBOK llama a las áreas de conocimiento relacionadas con la técnica las áreas “Hard” o “Duras” y las relacionadas con las personas las llamadas “Soft” o “Blandas”, y porque hace esta distinción?

La técnica, es un tema de formación y por eso se le llama “Hard”, hay que formarse y buscar la aplicabilidad en cada caso, pero una vez se entiende se aplica con bastante lógica y sentido común, y en todos los casos se aplica de la misma manera. Si planificamos, el proceso siempre será el mismo y la complejidad estará en los atributos del proyecto, como volumen, impacto, duración, etc., si gestionamos riesgos, el proceso siempre es el mismo, identificamos, valoramos y actuamos…

Las personas,  es una cuestión de habilidades, porque las relaciones con las personas van en función de cada persona. Lo que funciona en una persona no tiene porque funcionar en otra, incluso la misma persona en distintos proyectos puede actuar de distinta manera. Entonces, ¿hay técnicas que se puedan aplicar siempre des la misma manera y sobre todo desde el mismo enfoque a las personas? Pues creo que no, creo que hay unas pautas que nos guían para saber cómo lo debemos hacer.

Lo que se debe hacer, o lo que se debe conseguir, será nuestro objetivo, el cómo lo determinará nuestro estilo de liderazgo nuestras habilidades. Paradójicamente, me atrevería a decir que lo complejo de cada proyecto son las relaciones con las personas, pues los proyectos los hacen las personas, y dependerá de ellas que el proyecto sea un éxito o no. El estar mas o menos implicados, el tener expectativas o no, motivación, responsabilidad…. Serán factores de éxito o fracaso que el Project manager deberá identificar y gestionar con sus habilidades.

"una mujer hace un niño en nueve meses, pero nueve mujeres no hacen un niño en un mes".

Esta frase del libro “The Mythical Man-Month” de P.Brooks, me parece muy acertada para entender la importancia de una buena planificación de proyectos. Existen tareas que no se pueden subdividir y además al haber más personas existe una sobrecarga de trabajo por la propia coordinación y comunicación entre las personas. Perder, como dirían algunos, dos o tres días en planificar un proyecto es en realidad ganar tiempo durante la ejecución del mismo.

Para mi, personalmente, es quizás la parte mas atractiva de la gestión de un proyecto, donde concentro muchos esfuerzos, donde ser muy detallista te aporta realmente valor, donde me preparo y me informo, para no dejar en el aire nada que tenga que ver directa o indirectamente con el proyecto, es el momento de trazar el camino hacia los objetivos del proyecto, proyectar a futuro lo que debemos realizar, paso a paso , tarea a tarea, resolviendo las secuencias lógicas , y dando la justa dimensión en el tiempo …

Recopilar información.
Como decía, una buena recopilación de la información, será la base sobre la que construir ese camino. Para ello, debemos buscar en los históricos de proyectos de que dispongamos, buscar proyectos con similitudes, que nos aporten información sobre hechos. Es cierto, que un proyecto es único, dado que un mismo proyecto en dos escenarios distintos, se comporta de distinta manera, dando dos proyectos distintos, pero comparando situaciones y hechos de proyectos ya realizados, podemos predecir ciertas situaciones para proyectos futuros.

Identificar y convocar a los actores.
Saber encontrar los principales actores del plan, identificar aquellos recursos que formaran parte del equipo del proyecto y que por su conocimiento o por su poder de influencia sobre el proyecto, deben participar en la elaboración del plan. Todos deben poder opinar sobre el plan, de sus tareas y de las tareas de los demás. Y lo que es más importante, al final deberán sentir que el plan es suyo, son parte del plan, ellos lo han diseñado.

Sesión de planificación.

La sesión de planificación, reunidos todos los actores del plan, consiste en que cada actor aporte la información suficiente sobre las tareas que realizará dentro del proyecto. Puede llevar un EDT o simplemente apuntes, pero al final todas las tareas que debe realizar dentro del proyecto, deben salir en la sesión. Todas ellas se representaran mediante PERT para la obtención del camino crítico, identificando las dependencias y asignando recursos. El debate es constante, pues tenemos de establecer prioridades y relaciones entre tareas, todos los reunidos deben poder debatir sobre cualquier tarea, sea de su responsabilidad o no. Quien hace el plan no es el Project Manager, es el equipo y el Project Manager un mero facilitador con un Project y un proyector.

Al final tendremos un plan que es de todos, creíble y consistente, como para poder ir a por él desde el convencimiento. Y si hemos realizado la asignación de recursos a las tareas, estaremos en disposición de afirmar que “una mujer hace un niño en nueve meses, pero nueve mujeres no hacen un niño en un mes”.