Esta semana he tenido la oportunidad de asistir a un evento organizado por TeocéConsultors sobre la solución que ofrece CCPM para los entornos IT, entornos multiproyecto que comparten los recursos.
Hay varios estudios que demuestran que los proyectos de IT normalmente terminan con desviaciones en el presupuesto, tiempo y alcance, y solo un porcentaje muy pequeño terminan a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto establecido.
¿Cuándo finalizará el proyecto?, ¿cuántos recursos necesita el proyecto?, ¿existen riesgos?, ¿la planificación es realista?, son algunas de las preguntas relacionadas a la gestión de proyectos y a las cuales hay que responder a menudo con datos poco objetivos.
El método de la Cadena Crítica o CCPM es una metodología que responde a estas preguntas con datos cuantitativos, ajustando la planificación a la realidad de la disponibilidad de los recursos y al comportamiento de las personas. ¿Y porque hemos de tener en cuenta el comportamiento de las personas? Pues para evitar en la medida de lo posible, los efectos negativos del “Síndrome del estudiante”, el “Multitasking” y la “Ley de Parkinson”.
Síndrome del estudiante, es aquel fenómeno en el cual una persona empezará a trabajar en una tarea cuando falte muy poco para el vencimiento del plazo, con lo que si tenemos un poco de suerte acabara en el plazo fijado.
La ley de parkinson, afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.
Multitasking, efecto negativo que proporciona dificultad en establecer prioridades ya que al hacer tantas cosas al mismo tiempo pierdes la noción de cuáles son las actividades más y menos importantes. Además, cada vez que se cambia de tarea se pierde un tiempo en retomar el estado en que se había dejado.
El CCPM visualiza el proyecto como un todo y asigna buffers de protección (tiempo de contingencia) a nivel de proyecto en lugar de a nivel de tarea, para asegurar la fecha final de proyecto. Esto es, un buffer global que servirá para mitigar las desviaciones de tiempo de las tareas que están en la cadena critica, y que será compartido.
El método más tradicional del camino crítico (CPM), identifica las dependencias entre las tareas que conforman el camino crítico, el que determina la duración del proyecto. Sin embargo, el CCPM además de identificar las dependencias entre las tareas también identifica las dependencias entre los recursos necesarios.
Esto resuelve los problemas de disponibilidad de recursos, identificando los recursos que son cuello de botella y planificando en función de estos para prevenir posibles conflictos. Vamos a tener en cuenta la perspectiva de los recursos, porque serán una limitación real al abordar los proyectos. De hecho, el CCPM tiene la base de la teoría de las limitaciones (TOC).
Si somos capaces de planificar identificando las tareas y los recursos que son críticos, podremos optimizar la utilización de recursos, aumentando la capacidad de un departamento para realizar proyectos, con lo que si podemos lograr lo de “hacer más con menos”.
Me parece muy interesante este método para realizar planificaciones de portafolios, para sincronizar los proyectos en un entorno de multiproyectos de manera que obtengamos mayor eficiencia y productividad.
Y a la vez, las personas pueden trabajar de forma más rápida, con una lista de tareas priorizada, menos interrupciones y supervisión, y con menos presión, todo son ventajas.
Gracias a Xavier, Pau, Alicia y Josep por la magnífica sesión que nos brindaron.
jueves, 20 de enero de 2011
viernes, 12 de febrero de 2010
Planificación - Método PERT
La tarea de planificación debe definir todas las tareas del proyecto con su duración, sus dependencias y los recursos asignados, todo ello bien dimensionado en el tiempo. Recordemos que el plan debe ser realista, ha de poderse cumplir.
Una vez tenemos definidas las tareas que componen el EDT, debemos estimar la duración de éstas con sus recursos asignados, y para ello realizamos entrevistas individuales o workshops de planificación donde interviene todo el grupo.
Es entonces cuando recurrimos al método PERT (Program Evaluation and Review Technique), un método eficaz para planificar actividades, y para poder aplicarlo debemos considerar los siguientes conceptos:
• Tiempo optimista: Mínimo periodo de tiempo posible que es necesario para realizar una actividad.
• Tiempo más probable: Es la mejor estimación de tiempo necesario para realizar una actividad.
• Tiempo Pesimista: Máximo tiempo que se tardaría en realizar una actividad.
Una vez tenemos definidas las tareas que componen el EDT, debemos estimar la duración de éstas con sus recursos asignados, y para ello realizamos entrevistas individuales o workshops de planificación donde interviene todo el grupo.
Es entonces cuando recurrimos al método PERT (Program Evaluation and Review Technique), un método eficaz para planificar actividades, y para poder aplicarlo debemos considerar los siguientes conceptos:
• Tiempo optimista: Mínimo periodo de tiempo posible que es necesario para realizar una actividad.
• Tiempo más probable: Es la mejor estimación de tiempo necesario para realizar una actividad.
• Tiempo Pesimista: Máximo tiempo que se tardaría en realizar una actividad.
El tiempo medio de estimación para una actividad lo obtendremos al aplicar la fórmula del método PERT:
Las estimaciones son sobre las actividades, no sobre los acontecimientos. Con estas estimaciones podemos determinar un tiempo que recogerá el valor promedio de las tres estimaciones con una ponderación determinada.
lunes, 8 de febrero de 2010
Reconocimiento laboral
“Reconocer los logros de los empleados posibilita la transformación de sus intangibles, desarrollando actitudes positivas y aumentando la productividad individual y colectiva”.
La motivación tiene que ver con el justo reconocimiento al trabajo bien realizado, a quien se lo merece por su desempeño, para seguir sumando esfuerzos individuales a los trabajos colectivos y así generar valor a las organizaciones para la consecución de sus objetivos.
Y no únicamente lo económico motiva al personal; un buen ambiente de trabajo, una buena comunicación, un plan de carrera o un reconocimiento verbal e incluso público generan en el colaborador un sentimiento de afiliación y motivación más duradero que el incentivo económico. Muchos directores basan el reconocimiento en la compensación económica o utilizan la sopa para todos. La cultura del reconocimiento requiere una buena formación y cierta sensibilidad para con las personas, por que al fin y al cabo los colaboradores son personas, y como tales tienen la necesidad de sentir que están haciendo bien las cosas, el trabajo.
Y para que el reconocimiento sea eficaz necesita un seguimiento y sobre todo que se produzca en su tiempo y por eso en demasiadas ocasiones, el día a día, la presión por el cumplimiento de unos objetivos hacen que quede en un segundo plano. El directivo de hoy debe ser cuidadoso, establecer los criterios que aseguren un reconocimiento claro y transparente, y no olvidar que hay un tiempo para todo. El reconocimiento a destiempo incluso podría llegar a ser contraproducente porque permitimos que el colaborador dude sobre si ha valido la pena el esfuerzo dedicado.
Otro tema fundamental, es cumplir con los acuerdos que son fruto de un reconocimiento, porque nada hay más desmotivante que el incumplimiento de un acuerdo.
En fin, que creer y respetar la cultura del reconocimiento genera sólidas bases para la cultura del esfuerzo, la satisfacción y la productividad.
La motivación tiene que ver con el justo reconocimiento al trabajo bien realizado, a quien se lo merece por su desempeño, para seguir sumando esfuerzos individuales a los trabajos colectivos y así generar valor a las organizaciones para la consecución de sus objetivos.Y no únicamente lo económico motiva al personal; un buen ambiente de trabajo, una buena comunicación, un plan de carrera o un reconocimiento verbal e incluso público generan en el colaborador un sentimiento de afiliación y motivación más duradero que el incentivo económico. Muchos directores basan el reconocimiento en la compensación económica o utilizan la sopa para todos. La cultura del reconocimiento requiere una buena formación y cierta sensibilidad para con las personas, por que al fin y al cabo los colaboradores son personas, y como tales tienen la necesidad de sentir que están haciendo bien las cosas, el trabajo.
Y para que el reconocimiento sea eficaz necesita un seguimiento y sobre todo que se produzca en su tiempo y por eso en demasiadas ocasiones, el día a día, la presión por el cumplimiento de unos objetivos hacen que quede en un segundo plano. El directivo de hoy debe ser cuidadoso, establecer los criterios que aseguren un reconocimiento claro y transparente, y no olvidar que hay un tiempo para todo. El reconocimiento a destiempo incluso podría llegar a ser contraproducente porque permitimos que el colaborador dude sobre si ha valido la pena el esfuerzo dedicado.
Otro tema fundamental, es cumplir con los acuerdos que son fruto de un reconocimiento, porque nada hay más desmotivante que el incumplimiento de un acuerdo.
En fin, que creer y respetar la cultura del reconocimiento genera sólidas bases para la cultura del esfuerzo, la satisfacción y la productividad.
domingo, 15 de noviembre de 2009
Automotivación
Después de leer los anteriores artículos sobre las teorías de la motivación, creo que ya tenemos claro que la motivación se da cuando tenemos metas y objetivos, a la vez que una sólida relación entre esfuerzo y recompensa.
Según esto, no podríamos tener motivación si algún actor de los citados estuviese de vacaciones, se dan casos donde los objetivos no están claros, se dan casos donde el esfuerzo no es recompensado al nivel deseado, y si nos basamos en las ultimas encuestas del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales(MTAS), veremos que los principales agentes de insatisfacción laboral son y por este orden: retribución económica, horarios, trabajo duro e inestabilidad laboral.
Pero vayamos por partes, primero hay que tener claro que las metas y objetivos normalmente nos los dan, y segundo que la relación esfuerzo-recompensa nos la valoran, y luego somos nosotros los que estamos o no de acuerdo. Entonces, ¿estamos diciendo que la motivación la estamos dejando en manos de otro? Si esto es así, entonces somos muy vulnerables, pues nuestra motivación dependerá simplemente de otro.
Es aquí donde entendemos que la mejor motivación es la que nos procuraremos nosotros mismos, y es lo que llamamos automotivación.
¿Cómo trabajar la automotivación? Pues podemos partir de un análisis de los principales agentes motivadores y después ver en como nos sentimos mas o menos reflejados en cada uno de ellos:
- Dinero: Es un motivador muy importante, por que refleja inmediatamente el reconocimiento a nuestro trabajo. Pero hay que tener en cuenta que basarnos solamente en este motivador es muy peligroso, pues como sabemos los humanos siempre queremos más, y esto nos llevaría a un situación de frustración.
- Poder: Estatus, prestigio y posición, para reflejar también el reconocimiento a nuestro trabajo.
- Afiliación: Tenemos la necesidad de sentirnos parte de un grupo, donde nos valoren y nos acepten.
- Logro: Es el motivador que nos lleva a buscar el éxito por encima de todas las cosas y a asumir responsabilidades.
- Autorealización/Desarrollo: Es el motivador que nos lleva a desarrollar todo nuestro potencial, todas nuestras competencias y capacidades innatas.
Ahora, cada uno debe marcar su camino, por algo aprendí de todo esto, el motivo más importante para tener motivación es uno mismo y debemos pensar des de la automotivación y no des de la motivación. También entendí que ya no hay que intentar motivar a los demás, sino ayudarles a automotivarse.
Según esto, no podríamos tener motivación si algún actor de los citados estuviese de vacaciones, se dan casos donde los objetivos no están claros, se dan casos donde el esfuerzo no es recompensado al nivel deseado, y si nos basamos en las ultimas encuestas del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales(MTAS), veremos que los principales agentes de insatisfacción laboral son y por este orden: retribución económica, horarios, trabajo duro e inestabilidad laboral.
Pero vayamos por partes, primero hay que tener claro que las metas y objetivos normalmente nos los dan, y segundo que la relación esfuerzo-recompensa nos la valoran, y luego somos nosotros los que estamos o no de acuerdo. Entonces, ¿estamos diciendo que la motivación la estamos dejando en manos de otro? Si esto es así, entonces somos muy vulnerables, pues nuestra motivación dependerá simplemente de otro.
Es aquí donde entendemos que la mejor motivación es la que nos procuraremos nosotros mismos, y es lo que llamamos automotivación.
¿Cómo trabajar la automotivación? Pues podemos partir de un análisis de los principales agentes motivadores y después ver en como nos sentimos mas o menos reflejados en cada uno de ellos:
- Dinero: Es un motivador muy importante, por que refleja inmediatamente el reconocimiento a nuestro trabajo. Pero hay que tener en cuenta que basarnos solamente en este motivador es muy peligroso, pues como sabemos los humanos siempre queremos más, y esto nos llevaría a un situación de frustración.
- Poder: Estatus, prestigio y posición, para reflejar también el reconocimiento a nuestro trabajo.
- Afiliación: Tenemos la necesidad de sentirnos parte de un grupo, donde nos valoren y nos acepten.
- Logro: Es el motivador que nos lleva a buscar el éxito por encima de todas las cosas y a asumir responsabilidades.
- Autorealización/Desarrollo: Es el motivador que nos lleva a desarrollar todo nuestro potencial, todas nuestras competencias y capacidades innatas.
Ahora, cada uno debe marcar su camino, por algo aprendí de todo esto, el motivo más importante para tener motivación es uno mismo y debemos pensar des de la automotivación y no des de la motivación. También entendí que ya no hay que intentar motivar a los demás, sino ayudarles a automotivarse.
miércoles, 11 de noviembre de 2009
Teorías de la motivación
Hay dos grandes grupos de teorías:
1.Teorías de contenidos: Intentan explicar qué motiva a las personas. Investigan las necesidades y la satisfacción de las mismas.
QUÉ
2.Teorías de procesos: Estudian el cómo de la motivación, es decir, el enfoque psicológico interno que mueve a las personas a actuar.
CÓMO
- Teorías centradas en los contenidos:
Jerarquía de las necesidades de Maslow; que parte del supuesto de que todos los individuos tienen cinco necesidades básicas que desean satisfacer; fisiológicas, de protección, sociales, de consideración y estima y de auto desarrollo.
Necesidades aprendidas de McClelland; que investiga tres necesidades que impulsan la conducta humana; logro, poder y afiliación.
Modelo Jerárquico de Alderfer; basa sus investigaciones en el modelo de Maslow. Las necesidades básicas están englobadas en tres niveles; de existencia, de relación, de crecimiento o desarrollo personal.
Teoría de los dos factores de Herzberg; Ambientales y motivadores.
- Teorías centradas en los procesos:
Teoría de la equidad de Adams; sostiene que en el entorno laboral, los individuos establecen unas comparaciones entre las contribuciones que realizan a la empresa (entradas) y las retribuciones que reciben de la empresa (salidas).
Teoría de las expectativas de Vroom; que se basa en dos premisas; 1-Las personas saben lo que quieren de su trabajo, y comprenden que depende de su desempeño el conseguir o no las recompensas deseadas. 2-Existe una relación entre el esfuerzo que se realiza y la ejecución o el rendimiento de trabajo.
Teoría del esfuerzo de Skinner; se fundamenta en tres variables centrales; estimulo, respuesta, recompensa.
Teoría del establecimiento de metas; el sujeto debe ser consciente de la meta, y debe aceptar que la meta es algo por lo que desea trabajar.
Motivación intrínseca y extrínseca. La intrínseca surge del sujeto, obedece a motivos internos y la extrínseca se estimula desde el exterior ofreciendo recompensa.
1.Teorías de contenidos: Intentan explicar qué motiva a las personas. Investigan las necesidades y la satisfacción de las mismas.
QUÉ
2.Teorías de procesos: Estudian el cómo de la motivación, es decir, el enfoque psicológico interno que mueve a las personas a actuar.
CÓMO
- Teorías centradas en los contenidos:
Jerarquía de las necesidades de Maslow; que parte del supuesto de que todos los individuos tienen cinco necesidades básicas que desean satisfacer; fisiológicas, de protección, sociales, de consideración y estima y de auto desarrollo.
Necesidades aprendidas de McClelland; que investiga tres necesidades que impulsan la conducta humana; logro, poder y afiliación.
Modelo Jerárquico de Alderfer; basa sus investigaciones en el modelo de Maslow. Las necesidades básicas están englobadas en tres niveles; de existencia, de relación, de crecimiento o desarrollo personal.
Teoría de los dos factores de Herzberg; Ambientales y motivadores.
- Teorías centradas en los procesos:
Teoría de la equidad de Adams; sostiene que en el entorno laboral, los individuos establecen unas comparaciones entre las contribuciones que realizan a la empresa (entradas) y las retribuciones que reciben de la empresa (salidas).
Teoría de las expectativas de Vroom; que se basa en dos premisas; 1-Las personas saben lo que quieren de su trabajo, y comprenden que depende de su desempeño el conseguir o no las recompensas deseadas. 2-Existe una relación entre el esfuerzo que se realiza y la ejecución o el rendimiento de trabajo.
Teoría del esfuerzo de Skinner; se fundamenta en tres variables centrales; estimulo, respuesta, recompensa.
Teoría del establecimiento de metas; el sujeto debe ser consciente de la meta, y debe aceptar que la meta es algo por lo que desea trabajar.
Motivación intrínseca y extrínseca. La intrínseca surge del sujeto, obedece a motivos internos y la extrínseca se estimula desde el exterior ofreciendo recompensa.
Modelos de motivación.
Modelo de Expectativas.- Conocer lo que las personas buscan de la organización y cómo creen poder obtenerlo.
Sostiene que los individuos como seres pensantes y razonables, tienen creencias y abrigan esperanzas y expectativas respecto a eventos futuros en sus vidas. Más adelante hablaremos de como gestionar las expectativas, que no siendo tarea facil , si es necesario buscar cierta coherencia entre las palabras y los hechos. Des de este punto de vista, para analizar la motivación se requiere conocer lo que las personas buscan de la organización y cómo creen poder obtenerlo.
Modelo de Porter y Lawler.- Menciona que el esfuerzo o la motivación para el trabajo es un resultado de lo atractiva que sea la recompensa y la forma como la persona percibe la relación existente entre esfuerzo y recompensa.
Todo el mundo sabe lo que cuestan las cosas, y cuando utilizamos esta frase nos viene en mente el esfuerzo a través de la dedicación, implicación y constancia que se le presupone a un trabajador. Pero esto que se presupone, es aquello intangible que solo un trabajador pondra a disposición si el equilibrio entre ese esfuerzo y el reconocimiento es , a su juicio, algo coherente.
Modelo integrador de Motivación.- Combina todo lo que se conoce sobre el importante y complejo fenómeno de la motivación: necesidades, impulso de realización, factores de higiene, expectativa, motivación, desempeño y satisfacción.
Sostiene que los individuos como seres pensantes y razonables, tienen creencias y abrigan esperanzas y expectativas respecto a eventos futuros en sus vidas. Más adelante hablaremos de como gestionar las expectativas, que no siendo tarea facil , si es necesario buscar cierta coherencia entre las palabras y los hechos. Des de este punto de vista, para analizar la motivación se requiere conocer lo que las personas buscan de la organización y cómo creen poder obtenerlo.
Modelo de Porter y Lawler.- Menciona que el esfuerzo o la motivación para el trabajo es un resultado de lo atractiva que sea la recompensa y la forma como la persona percibe la relación existente entre esfuerzo y recompensa.
Todo el mundo sabe lo que cuestan las cosas, y cuando utilizamos esta frase nos viene en mente el esfuerzo a través de la dedicación, implicación y constancia que se le presupone a un trabajador. Pero esto que se presupone, es aquello intangible que solo un trabajador pondra a disposición si el equilibrio entre ese esfuerzo y el reconocimiento es , a su juicio, algo coherente.
Modelo integrador de Motivación.- Combina todo lo que se conoce sobre el importante y complejo fenómeno de la motivación: necesidades, impulso de realización, factores de higiene, expectativa, motivación, desempeño y satisfacción.
¿Qué és la motivación?
DEFINICIONES:
Frederick Herzberg dice: "La motivación me indica hacer algo porque resulta muy importante para mí hacerlo".
Dessler lo considera como un reflejo de "el deseo que tiene una persona de satisfacer ciertas necesidades".
Stephen Robbins publica la siguiente definición de motivación: "Voluntad de llevar a cabo grandes esfuerzos para alcanzar las metas organizacionales, condicionada por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad individual".
Kelly afirma que: "Tiene algo que ver con las fuerzas que mantienen y alteran la dirección, la calidad y la intensidad de la conducta".
Con lo que estariamos en disposición de afirmar que es el impulso que inicia, guía y mantiene el comportamiento, hasta alcanzar la meta u objetivo deseado. Entonces, ¿la motivación es directamente proporcional a las metas u objetivos que nos marcan o nos marcamos? ¿Una persona sin metas u objetivos puede estar motivada? En mi humilde opinión necesitamos, como humanos que somos, satisfacer algun tipo de necesidad, y eso conlleva metas, y las metas como se ha dicho conlleva motivación.
Y en el plano laboral, ¿nuestros superiores nos marcan objetivos suficientemente claros ? Y con los subordinados, ¿que hacemos? ¿Definimos conjuntamente esas metas? ¿Las revisamos anualmente y les damos nuestro feddback? Pues si no es así, deberemos reflexionar un poco sobre como podemos trabajar conjuntamente la motivación.
Frederick Herzberg dice: "La motivación me indica hacer algo porque resulta muy importante para mí hacerlo".
Dessler lo considera como un reflejo de "el deseo que tiene una persona de satisfacer ciertas necesidades".
Stephen Robbins publica la siguiente definición de motivación: "Voluntad de llevar a cabo grandes esfuerzos para alcanzar las metas organizacionales, condicionada por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad individual".
Kelly afirma que: "Tiene algo que ver con las fuerzas que mantienen y alteran la dirección, la calidad y la intensidad de la conducta".
Con lo que estariamos en disposición de afirmar que es el impulso que inicia, guía y mantiene el comportamiento, hasta alcanzar la meta u objetivo deseado. Entonces, ¿la motivación es directamente proporcional a las metas u objetivos que nos marcan o nos marcamos? ¿Una persona sin metas u objetivos puede estar motivada? En mi humilde opinión necesitamos, como humanos que somos, satisfacer algun tipo de necesidad, y eso conlleva metas, y las metas como se ha dicho conlleva motivación.
Y en el plano laboral, ¿nuestros superiores nos marcan objetivos suficientemente claros ? Y con los subordinados, ¿que hacemos? ¿Definimos conjuntamente esas metas? ¿Las revisamos anualmente y les damos nuestro feddback? Pues si no es así, deberemos reflexionar un poco sobre como podemos trabajar conjuntamente la motivación.
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