El PMI y el PMBOK

El Project Management Institute (PMI) es la principal Organización Mundial sin fines de lucro que se dedica a establecer estándares de Dirección de Proyectos. Fundada en 1969, su principal objetivo es fomentar el profesionalismo de la gestión de proyectos fomentando programas educativos y administrando de forma global el proceso de certificación de profesionales. Tanto sus estándares como su certificación profesional han sido reconocidos por las principales entidades gubernamentales y privadas de todo el mundo. Su sede central está en Pensilvania (USA) y cuenta con más de 200 capítulos repartidos por todo el mundo.

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) o libro de estándares para la Gestión de Proyectos, fue editada en su primera edición por el PMI en 1987. La segunda edición , basada en los comentarios recibidos por los miembros, fue publicada en 1996 y 2000, y reconocida como estándar por el American Nacional Standards Institute (ANSI) en 1998. La tercera edición, con mejoras importantes en la estructura del documento, procesos, términos y la introducción de la gestión por programas y portafolios, fue publicada en 2004.

La guía del PMBOK define un ciclo de vida del proyecto, 5 grupos de proceso y 9 áreas de conocimiento:

Los procesos están agrupados por etapas del Ciclo de Vida del Proyecto:

• Inicio, lanzamiento formal del proyecto, en algunas organizaciones incluye estudios de viabilidad.
• Planificación, definición del contexto y la organización necesarios para seleccionar la mejor solución para alcanzar los objetivos del proyecto y satisfacer al cliente.
• Ejecución, coordinación de las personas y gestión de los recursos necesarios para realizar todo el trabajo definido en el plan.
• Control, medición y análisis, del avance del proyecto, para identificar variaciones con respecto al plan e implementar acciones correctivas, si fuese necesario.
• Cierre, aceptación formal de los productos y/o servicios generados como resultado del proyecto, por parte del Cliente.

Para una mejor comprensión de los procesos mencionados arriba, han sido agrupados en nueve áreas de conocimiento:

1. Integración, agrupa a los procesos requeridos para coordinar adecuadamente todos los elementos del proyecto.
2. Alcance, incluye todos los procesos relativos a la gestión de todas las actividades y tareas necesarias para generar los entregables que conforman el producto y/o servicio resultado esperado del proyecto.
3. Tiempo, agrupa los procesos que aseguran que el proyecto se complete a tiempo.
4. Costo, incluye todos los procesos vinculados a la administración del presupuesto.
5. Calidad, son los procesos que permitirán asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades del negocio, por los cuales ha sido lanzado.
6. Recursos Humanos, procesos indispensables para lograr eficacia y eficiencia en el proyecto, a través de la permanente motivación de las personas.
7. Comunicación, incluye procesos que garantizan la comunicación efectiva dentro y fuera del proyecto, gestión crítica al éxito del proyecto, por que en ellos se requiere comunicación formal e informal a diferentes niveles de las organizaciones.
8. Riesgos, procesos que permiten maximizar la probabilidad y el impacto de eventos positivos y minimizar la probabilidad y el impacto de sucesos adversos a los objetivos del proyecto.
9. Contrataciones, agrupa todos los procesos necesarios para contratar bienes y servicios de terceras organizaciones requeridos para la realización del trabajo del proyecto.

Como hemos visto el PMBOK está orientada a procesos, y esto quiere decir que el PMBOK nos dice “qué hacer” pero no “cómo hacerlo”. Para dar respuesta al “cómo hacerlo” habrá que adquirir capacitación a través de cursos, certificaciones o publicaciones especificas.

Roles en un proyecto

Comité Dirección de Proyecto.

El perfil de este grupo de participantes incluye a personas con un nivel alto en la dirección de la organización, con conocimientos de los objetivos estratégicos de negocio, con autoridad para validar y aprobar. Este Comité supone la implicación directa de la alta dirección de la organización en el proyecto, lo que llamamos “sponsor” del proyecto, si bien la composición puede ir variando en función de las características del proyecto.

Comité Seguimiento.

El seguimiento y control del proyecto es responsabilidad del Comité de seguimiento, que se ocupara de resolver cualquier contingencia que pudiese surgir durante la ejecución del proyecto. Este Comité podrá ser el mismo que el Comité de Dirección del proyecto o no, según el proyecto.

Comité Control de Cambios.

Es responsabilidad de este Comité la aceptación o no de las peticiones de cambio sobre la definición del proyecto, el EDT o cualquier acción colateral que suponga un impacto en la planificación y ejecución del proyecto. Si no se define un Comité como tal, asumirá la responsabilidad el Comité de Dirección del proyecto.

Equipo de Proyecto.

Equipo multidisciplinar formado por diferentes perfiles, que se necesitan para llevar a cabo un proyecto. Este, normalmente designado por el Comité de Dirección del proyecto y el Responsable del Proyecto, podrá variar en número y perfiles en función del alcance del proyecto.

Project Manager (Responsable Proyecto).

El Responsable del Proyecto es el encargado de dirigir el proyecto, realizando las tareas de seguimiento y control del mismo, revisión y evaluación de resultados y coordinación del equipo de proyecto. Se ocupa también de la gestión y resolución de incidencias que puedan surgir durante el proyecto, así como la actualización de la planificación inicial. Elabora los informes de seguimiento y gestiona el archivo de la documentación de gestión del proyecto una vez este ha finalizado.

Project Leader (Usuario clave).

El Usuario Clave de un área de negocio, como conocedor de los procesos de su área y las respectivas necesidades, trabajara estrechamente con el Responsable del Proyecto y el Responsable Funcional, aportara información sobre necesidades y validara los resultados entregados. Garantizara la comprensión e incorporación de todos los objetivos del proyecto y centralizara y filtrara las peticiones, incidencias y problemas de los usuarios finales. Formara a los usuarios de su área y preparará el manual de uso para los usuarios finales.

Responsable Funcional (Analista).

El Responsable Funcional es un perfil de IT con un alto grado de especialización en los procesos de negocio de un área de la compañía. Trabajando conjuntamente, dentro del marco de un proyecto, con el Responsable del Proyecto (Project Manager) y el usuario clave (Project Leader), se ocupara de analizar los procesos y proveer de una solución técnica que cubra las necesidades de los usuarios clave. Analizara los requerimientos y participara en todas las etapas del proyecto como el diseño, las pruebas y formación

Otros

Programadores, técnicos, consultores y especialistas será en función del proyecto y las necesidades. Formando parte del equipo de proyecto o no, asumirán la responsabilidad de las tareas asignadas en el plan del proyecto.

Por donde empezar?

Un proyecto es la definición de un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
La gestión de proyectos tiene como finalidad principal la planificación, el seguimiento y el control de las actividades y de los recursos humanos, materiales y económicos que intervienen en el desarrollo de los mismos.
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.
Para todo ello se redactan metodologías de gestión de proyectos, que pretenden normalizar los procedimientos empleados en su implantación.

Hay varias metodologías basadas en las mejores prácticas, pero de entre ellas destacaría dos:

- Métrica v3, es una Metodología de Planificación, Desarrollo y Mantenimiento de sistemas de información, redactada por el Ministerio de Administraciones Publicas y puede ser utilizada libremente con la única restricción de citar la fuente de su propiedad intelectual, es decir, el Ministerio de Administraciones Públicas.
- PMBOK, es la metodología de gestión de proyectos del Project Management Institute, aceptada por la American National Standard con la designación ANSI/PMI 99-001-2004.

Así pues, el primer paso es adquirir una metodología de gestión de proyectos, que nos proporcione los procesos a llevar a cabo dentro de un proyecto, la definición de los roles y responsabilidades del equipo de proyecto, los mecanismos de comunicación y los entregables del proyecto.