El PMI y el PMBOK

El Project Management Institute (PMI) es la principal Organización Mundial sin fines de lucro que se dedica a establecer estándares de Dirección de Proyectos. Fundada en 1969, su principal objetivo es fomentar el profesionalismo de la gestión de proyectos fomentando programas educativos y administrando de forma global el proceso de certificación de profesionales. Tanto sus estándares como su certificación profesional han sido reconocidos por las principales entidades gubernamentales y privadas de todo el mundo. Su sede central está en Pensilvania (USA) y cuenta con más de 200 capítulos repartidos por todo el mundo.

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) o libro de estándares para la Gestión de Proyectos, fue editada en su primera edición por el PMI en 1987. La segunda edición , basada en los comentarios recibidos por los miembros, fue publicada en 1996 y 2000, y reconocida como estándar por el American Nacional Standards Institute (ANSI) en 1998. La tercera edición, con mejoras importantes en la estructura del documento, procesos, términos y la introducción de la gestión por programas y portafolios, fue publicada en 2004.

La guía del PMBOK define un ciclo de vida del proyecto, 5 grupos de proceso y 9 áreas de conocimiento:

Los procesos están agrupados por etapas del Ciclo de Vida del Proyecto:

• Inicio, lanzamiento formal del proyecto, en algunas organizaciones incluye estudios de viabilidad.
• Planificación, definición del contexto y la organización necesarios para seleccionar la mejor solución para alcanzar los objetivos del proyecto y satisfacer al cliente.
• Ejecución, coordinación de las personas y gestión de los recursos necesarios para realizar todo el trabajo definido en el plan.
• Control, medición y análisis, del avance del proyecto, para identificar variaciones con respecto al plan e implementar acciones correctivas, si fuese necesario.
• Cierre, aceptación formal de los productos y/o servicios generados como resultado del proyecto, por parte del Cliente.

Para una mejor comprensión de los procesos mencionados arriba, han sido agrupados en nueve áreas de conocimiento:

1. Integración, agrupa a los procesos requeridos para coordinar adecuadamente todos los elementos del proyecto.
2. Alcance, incluye todos los procesos relativos a la gestión de todas las actividades y tareas necesarias para generar los entregables que conforman el producto y/o servicio resultado esperado del proyecto.
3. Tiempo, agrupa los procesos que aseguran que el proyecto se complete a tiempo.
4. Costo, incluye todos los procesos vinculados a la administración del presupuesto.
5. Calidad, son los procesos que permitirán asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades del negocio, por los cuales ha sido lanzado.
6. Recursos Humanos, procesos indispensables para lograr eficacia y eficiencia en el proyecto, a través de la permanente motivación de las personas.
7. Comunicación, incluye procesos que garantizan la comunicación efectiva dentro y fuera del proyecto, gestión crítica al éxito del proyecto, por que en ellos se requiere comunicación formal e informal a diferentes niveles de las organizaciones.
8. Riesgos, procesos que permiten maximizar la probabilidad y el impacto de eventos positivos y minimizar la probabilidad y el impacto de sucesos adversos a los objetivos del proyecto.
9. Contrataciones, agrupa todos los procesos necesarios para contratar bienes y servicios de terceras organizaciones requeridos para la realización del trabajo del proyecto.

Como hemos visto el PMBOK está orientada a procesos, y esto quiere decir que el PMBOK nos dice “qué hacer” pero no “cómo hacerlo”. Para dar respuesta al “cómo hacerlo” habrá que adquirir capacitación a través de cursos, certificaciones o publicaciones especificas.