"una mujer hace un niño en nueve meses, pero nueve mujeres no hacen un niño en un mes".

Esta frase del libro “The Mythical Man-Month” de P.Brooks, me parece muy acertada para entender la importancia de una buena planificación de proyectos. Existen tareas que no se pueden subdividir y además al haber más personas existe una sobrecarga de trabajo por la propia coordinación y comunicación entre las personas. Perder, como dirían algunos, dos o tres días en planificar un proyecto es en realidad ganar tiempo durante la ejecución del mismo.

Para mi, personalmente, es quizás la parte mas atractiva de la gestión de un proyecto, donde concentro muchos esfuerzos, donde ser muy detallista te aporta realmente valor, donde me preparo y me informo, para no dejar en el aire nada que tenga que ver directa o indirectamente con el proyecto, es el momento de trazar el camino hacia los objetivos del proyecto, proyectar a futuro lo que debemos realizar, paso a paso , tarea a tarea, resolviendo las secuencias lógicas , y dando la justa dimensión en el tiempo …

Recopilar información.
Como decía, una buena recopilación de la información, será la base sobre la que construir ese camino. Para ello, debemos buscar en los históricos de proyectos de que dispongamos, buscar proyectos con similitudes, que nos aporten información sobre hechos. Es cierto, que un proyecto es único, dado que un mismo proyecto en dos escenarios distintos, se comporta de distinta manera, dando dos proyectos distintos, pero comparando situaciones y hechos de proyectos ya realizados, podemos predecir ciertas situaciones para proyectos futuros.

Identificar y convocar a los actores.
Saber encontrar los principales actores del plan, identificar aquellos recursos que formaran parte del equipo del proyecto y que por su conocimiento o por su poder de influencia sobre el proyecto, deben participar en la elaboración del plan. Todos deben poder opinar sobre el plan, de sus tareas y de las tareas de los demás. Y lo que es más importante, al final deberán sentir que el plan es suyo, son parte del plan, ellos lo han diseñado.

Sesión de planificación.

La sesión de planificación, reunidos todos los actores del plan, consiste en que cada actor aporte la información suficiente sobre las tareas que realizará dentro del proyecto. Puede llevar un EDT o simplemente apuntes, pero al final todas las tareas que debe realizar dentro del proyecto, deben salir en la sesión. Todas ellas se representaran mediante PERT para la obtención del camino crítico, identificando las dependencias y asignando recursos. El debate es constante, pues tenemos de establecer prioridades y relaciones entre tareas, todos los reunidos deben poder debatir sobre cualquier tarea, sea de su responsabilidad o no. Quien hace el plan no es el Project Manager, es el equipo y el Project Manager un mero facilitador con un Project y un proyector.

Al final tendremos un plan que es de todos, creíble y consistente, como para poder ir a por él desde el convencimiento. Y si hemos realizado la asignación de recursos a las tareas, estaremos en disposición de afirmar que “una mujer hace un niño en nueve meses, pero nueve mujeres no hacen un niño en un mes”.