Proyectos, planificación estratégica y la oficina de proyectos.

Cualquier compañía exitosa suele tener un plan estratégico con unos objetivos de negocio muy bien definidos. Los proyectos son el mapa utilizado para cumplir con el plan estratégico y por lo general, se agrupan en programas o portafolios.

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Negocio                Estratégico

Las organizaciones gestionan los portafolios basándose en su plan estratégico, por ello se analizan sus componentes (programas/proyectos) detenidamente para ver como impactan en los objetivos de negocio por lo que los proyectos cuya contribución a los objetivos estratégicos del portafolio es mínima, suelen ser eliminados. En el caso contrario, podrá determinar una alta prioridad en la ejecución del proyecto.

Es imprescindible que todos los proyectos del portafolio tengan una partida económica asociada, (sea un importe a desenvolsar o una estimación de horas internas valoradas económicamente), ya que todo proyecto es en si mismo es una inversión económica.

La planificación del portafolio debe realizarse teniendo en cuenta la prioridad establecida y la disponibilidad de recursos, (no debemos olvidar que los proyectos los realizan las personas).

En el seguimiento del portafolio, son los indicadores de estado de los proyectos, los que nos informan del progreso del portafolio, y en consecuencia la visión global que nos aporta el portafolio se convierte en una herramienta muy eficaz para la toma de decisiones.

La oficina de proyectos es un área dentro de la organización que, entre otras, tiene la función de gestión del portafolio, que podría abarcar desde la definición del portafolio hasta la planificación y seguimiento, con informes o cuadros de mando.

Una oficina de proyectos además, se ocupa de ofrecer apoyo a la gestión de proyectos e incluso de asumir la dirección proyectos directamente.

La principal función de esta oficina es dar soporte a los directores del proyecto (o área):

- Identificando y desarrollando una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos.

- Formando y capacitando a los participantes, orientando y supervisando el proyecto.

- Desarrollando y gestionando políticas, procedimientos, plantillas y cualquier otra documentación

- Garantizando el cumplimiento de las políticas y normas, procedimientos.

- Coordinando la comunicación entre proyectos.

Los directores de proyectos y la oficina de proyectos caminan por vías diferentes,  sin embargo, su objetivo común debe estar alineado con las necesidades estratégicas de la organización.