Obtención de la Información

Hoy en día hay bastante información sobre lo que hace un Project Manager (PM) o gestor de proyectos, que seria coordinar a un equipo de trabajo que tiene unas tareas asignadas y que éstas, están definidas en el tiempo mediante un plan de trabajo. Una definición escueta, que podríamos complementar con la definición de procesos de planificación, de seguimiento, de riesgos, de comunicación, de ejecución, de cierre, etc.

Realmente, se ha hablado mucho de las funciones del PM, es decir el "que" tiene que hacer un PM, pero poco se habla del "como", es decir de las competencias que tiene que desarrollar el PM.

Como competencias creo que hay que mencionar las habilidades de negociación, organización, planificación, además hablaría del ser observador y analítico, y tener una orientación a trabajar en equipo, una orientación al cliente interno/externo, iniciativa e innovación,... pero me gustaría destacar una por encima de todas, y es la competencia de obtención de la información, y simplemente porque sin información no es posible la gestión y porque en ocasiones en nuestro afán por obtener esta información somos percibidos por algunos como una amenaza, lo cual perjudica sustancialmente nuestro trabajo.

Por esto he creído oportuno citar aquí la definición que los entendidos en la materia de competencias hacen de la competencia de obtención de la información, y cito textualmente:

"Tendencia a mostrar curiosidad y deseo por saber más sobre las cosas, las personas y las situaciones, utilizando procesos lógicos de análisis de la información recibida. Las personas con esta competencia se esfuerzan por ir más allá de la primera impresión, procurando llegar hasta el fondo de los problemas, recurriendo para ello a diferentes fuentes de información y a un amplio proceso de consultas. El análisis y la toma de decisiones se basan en la investigación profunda de los hechos, teniendo en cuenta múltiples perspectivas”.

La dificultad empieza cuando el PM desarrolla esta competencia ….. no todo el mundo está dispuesto a dar información: la pregunta suele inquietar, suele crear recelos, suele crear inseguridades….el gran reto del PM es la obtención de esa información salvando las percepciones individuales de los informadores, la gran aventura para el PM es además confirmar que la información que recibe se ajusta a la realidad en cada momento…..difícil pero no imposible.

ecommerce

Definimos el  e-commerce o comercio electrónico como  la compra y venta de productos y servicios a través de Internet. Pero más allá del puro hecho de vender productos, sin duda ha sido y es un elemento transformador y vehicular para el desarrollo de la sociedad de la información.

El comercio online aporta una nueva dimensión en la comunicación entre empresas y clientes, la posibilidad de participar en un mercado interactivo, nuevas especialidades de marketing,  gran volumen de información de los clientes, feedback directo sobre los productos, y un sin fin de nuevos elementos que nos ayudan a generar valor en  cómo vendemos y para quiénes vendemos.

Ventajas para las empresas:

• Mejoras en la distribución.
• Comunicaciones comerciales por vía electrónica.
• Beneficios operacionales.
• Más canales de fidelización de clientes.
• Más información de los clientes.
• Alcance global.
• Interactividad.
• etç
  
  

Ventajas para los clientes:

• Acceso a mercados, no hay distancias.
• Comparar productos: calidad y precios.
• Más información sobre productos.
• Accesos a foros y a opiniones de otros consumidores.
• Soporte técnico a cualquier hora.
• etç

Ahora más que nunca debemos aprovechar todos estos mecanismos para hacer partícipe al comercio tradicional de Internet, para favorecer el crecimiento en unos casos y en otros desarrollar un punto más de venta que nos ayude a superar esta enquistada crisis.

Conozco comercios que a estas alturas no sobrevivirían  con  las ventas que aporta  su negocio tradicional y que con el plus de  las ventas online están consiguiendo no cerrar persiana.

Otros,  que por sorpresa,  han cerrado el comercio tradicional y se dedican única y exclusivamente al comercio por Internet, (menos costes, menos riesgo, menos intermediarios…)  porque les resulta más rentable.

Algunos, no se han planteado explotar esta vía;  sea por desconocimiento, por temor, o porque consideran que no tienen la necesidad.

A estos últimos va dirigido lo que escribo:  el comercio tradicional está debilitado en nuestro entorno inmediato por la crisis económica, el comercio  por Internet en cambio, se fortalece cada día. Esto esta cambiando…..

Las estadísticas indican que las pymes españolas que venden por Internet son alrededor de un 15%, y las que tienen únicamente web suponen un 23%.y que las pymes online españolas están ganando cuota de mercado cada día, con un crecimiento anual del 25%.

Es para valorarlo, ¿no?..... pero la decisión más complicada  no debería de ser si estar o no vendiendo en Internet, debería de ser cuando hacerlo.

This is Project Management

En el momento de crisis económica que estamos viviendo, los recursos están limitados -y parece ser que así continuará durante algún tiempo- por eso es esencial dedicarnos el tiempo necesario a reflexionar y pensar qué podemos hacer.

Todos y cada uno de nosotros podemos hacer algo; como mínimo detectar nuestras áreas de mejora para adaptarnos a los nuevos tiempos.

Llegó la hora del Project Management.

El momento donde ya no tenemos que justificar y convencer a los demás de las ventajas de utilizar los procesos del PMBOK: el propio mercado y la coyuntura actual nos obliga a medir y a realizar los proyectos utilizando la lupa con todas las inversiones e incrementando el grado de exigencia sobre los resultados.

Ante los mensajes de austeridad de las administraciones, las empresas, e incluso las familias, la respuesta al cómo hemos llegado hasta aquí es compleja.

Sin embargo parece que si existe un acuerdo de que en la última década como mínimo se ha hecho un tremendo abuso de los recursos tanto públicos como privados y la especulación nos ha hecho vivir en una especie de “Matrix” del que despertamos sobre el 2008.

Y todo esto mientras preparamos nuestros hogares para la Navidad  y nos animamos pensando que el próximo año sera mejor que el presente.

En el ámbito de la empresa, se recortan los presupuestos de todas las partidas de las cuentas de explotación. Mientras la alta dirección impone el recorte, algunos directores de área solicitan más personal y otros se enfrentan al miedo de no poder justificar los recursos ya existentes –menos proyectos, menos trabajo- .

Nadie parece plantearse como gestionar de manera más eficaz los recursos existentes, e incluso compartirlos con otras áreas que si los puedan necesitar.

La realidad - para los que aun no se han dado cuenta- es que “no hay dinero”…. Ni en administraciones, ni en las empresas, ni en las familias. Y si no hay dinero, ¿que haremos? …. Pues hemos de seguir haciendo lo mismo o más: “Hacer más con menos”…

La competencia más importante del Project manager, es hacer que la gestión de los recursos sea transparente, sostenible y eficiente, para asegurar la consecución de objetivos con la máxima calidad y con el tiempo y los recursos justamente necesarios.

Ya no es posible permitir malgastar recursos cuando éstos son los de los demás: los políticos gestionan el dinero de los contribuyentes, los directores de empresas gestionan el dinero de los accionistas…¿Qué pasaría si todos ellos estuvieran gestionando ese dinero como el suyo propio?

El momento nos obliga al cambio. No podemos seguir haciendo las cosas como siempre, porque seguiríamos teniendo los mismos resultados y ya hemos visto y estamos padeciendo el resultado.

Si planificamos bien un proyecto, veremos que podemos hacer más proyectos con los mismos recursos, porque los recursos ya no son infinitos…. Si priorizamos bien las inversiones, veremos que la mayoría que figuran como prioritarias y criticas, pasan a ser inversiones aplazables…

Hay un sin fin de buenas prácticas del Project management que necesitan protagonizar estos momentos… pero lo más importante es tener conciencia que podemos hacer las cosas de otra forma, que podemos hacerlas mejor y más eficientes para todos.

Seamos pues, unos buenos gestores, seamos un buen Project manager en el ámbito que sea, y dejemos la cultura de la picaresca para otros momentos de la historia.

No pienses que puedes, sabes que puedes

En muchas ocasiones, los projects managers nos encontramos solos ante decisiones que marcaran el camino de un proyecto. En esos momentos podemos incluso dudar de nosotros mismos planteándonos si somos capaces o no de tomar la vía correcta o la más acertada para el proyecto.

Estando una vez en esta tesitura, recordé algunas escenas de la película Matrix, algunas frases de Morfeo:

"No pienses que puedes, sabes que puedes."
El Project manager esta en el proyecto como el responsable de que las cosas ocurran según lo previsto, guiando en ello al resto del equipo de proyecto. Cuando uno asume este rol, es porque sabe que puede realizarlo y esa convicción debe estar presente durante todo el proyecto.

"No pienses que lo eres. Sabes que lo eres."
El Project manager, sabe que posee las competencias adecuadas para ser Project manager, y creer en uno mismo es la base para ejercer esta profesión des de la convicción, para transmitir que podemos realizar un proyecto de forma exitosa.

"Tarde o temprano entenderás la diferencia entre conocer el camino y andar el camino."
En muchas organizaciones se conoce el papel que debe representar el Project manager, aunque por distintos motivos, en ocasiones, no se le da la importancia suficiente para ponerlo en práctica en su totalidad. Se acostumbra a ver primero las limitaciones y costes. El cambio se produce cuando existe la convicción de que poner en practica la gestión de proyectos profesionalizada, nos aportara valor en forma de beneficios, ya sea en ahorro de costes o esfuerzos, ya sea en garantizar la calidad o bien en los compromisos adquiridos con los calendarios. Por mi propia experiencia, “cuando se anda el camino” vienen los resultados, y son los propios resultados los que avalan todo el esfuerzo requerido y elimina las limitaciones.

"No existe la casualidad solo la causalidad."
Podemos estar de acuerdo o no con esta afirmación….personalmente estoy convencido (y mi experiencia así me lo ha demostrado) de que si realizamos una buena gestión de la planificación y una buena gestión de los riesgos, minimizamos la casualidad. La mayoría de los problemas que surgen en los proyectos, se producen porque nos centramos en los eventos y no en sus causas...

"Felicitarte por el trabajo bien hecho es un chute mucho más grande que el sueldo que te pagan"

"Felicitarte por el trabajo bien hecho es un chute mucho más grande que el sueldo que te pagan"

Delegar

Delegar no es tarea fácil, menos aún cuando normalmente la cultura organizativa de la empresa no lo fomenta. Los jefes que no delegan suelen tener subordinados que no delegan. Pero sea cual sea nuestra empresa, la habilidad para saber delegar es una competencia básica del líder, (que no del jefe), imprescindible para conducir personas, y para ser capaz de asumir nuevas responsabilidades creciendo profesionalmente.

Cuando pensamos en delegar, debemos plantearnos cómo delegamos.
Saber delegar consiste en algo más que distribuir tareas; consiste en confiar parte del trabajo y de la responsabilidad que conlleva a alguien, de forma que, con el reconocimiento de su labor se consiga además su compromiso, implicación y motivación.

Debemos dedicar el tiempo necesario para saber qué resultado deseamos y transmitirlo. Explicar a nuestro colaborador el por qué de la tarea y su importancia/contribución los objetivos de negocio.

Delegar tiene más que ver con conducir y dirigir que con ordenar.
Si permitimos a nuestro colaborador un grado adecuado de autonomía y le damos espacio para desarrollar su iniciativa, enriquecerá la tarea otorgándole un valor añadido: sus conocimientos, experiencia y creatividad.

Delegar, parte de la seguridad en uno mismo, de la generosidad hacia nuestro equipo y sobre todo de la confianza en nuestros colaboradores.
Pensar que nadie puede realizar las tareas mejor que uno mismo es subestimar a los demás.

El líder, confía, delega tareas, comparte éxitos y asume responsabilidades y fracasos.

Delegar es una valiosa herramienta que a muchos profesionales les lleva años aprender y dominar. Muchos de los aspectos mencionados son evidentes teóricamente, pero interiorizarlos y ponerlos en práctica de manera efectiva……

Proyectos, planificación estratégica y la oficina de proyectos.

Cualquier compañía exitosa suele tener un plan estratégico con unos objetivos de negocio muy bien definidos. Los proyectos son el mapa utilizado para cumplir con el plan estratégico y por lo general, se agrupan en programas o portafolios.

Objetivos de  =>   Plan    =>  Portafolio   =>  Programas   =>   Proyecto

Negocio                Estratégico

Las organizaciones gestionan los portafolios basándose en su plan estratégico, por ello se analizan sus componentes (programas/proyectos) detenidamente para ver como impactan en los objetivos de negocio por lo que los proyectos cuya contribución a los objetivos estratégicos del portafolio es mínima, suelen ser eliminados. En el caso contrario, podrá determinar una alta prioridad en la ejecución del proyecto.

Es imprescindible que todos los proyectos del portafolio tengan una partida económica asociada, (sea un importe a desenvolsar o una estimación de horas internas valoradas económicamente), ya que todo proyecto es en si mismo es una inversión económica.

La planificación del portafolio debe realizarse teniendo en cuenta la prioridad establecida y la disponibilidad de recursos, (no debemos olvidar que los proyectos los realizan las personas).

En el seguimiento del portafolio, son los indicadores de estado de los proyectos, los que nos informan del progreso del portafolio, y en consecuencia la visión global que nos aporta el portafolio se convierte en una herramienta muy eficaz para la toma de decisiones.

La oficina de proyectos es un área dentro de la organización que, entre otras, tiene la función de gestión del portafolio, que podría abarcar desde la definición del portafolio hasta la planificación y seguimiento, con informes o cuadros de mando.

Una oficina de proyectos además, se ocupa de ofrecer apoyo a la gestión de proyectos e incluso de asumir la dirección proyectos directamente.

La principal función de esta oficina es dar soporte a los directores del proyecto (o área):

- Identificando y desarrollando una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección de proyectos.

- Formando y capacitando a los participantes, orientando y supervisando el proyecto.

- Desarrollando y gestionando políticas, procedimientos, plantillas y cualquier otra documentación

- Garantizando el cumplimiento de las políticas y normas, procedimientos.

- Coordinando la comunicación entre proyectos.

Los directores de proyectos y la oficina de proyectos caminan por vías diferentes,  sin embargo, su objetivo común debe estar alineado con las necesidades estratégicas de la organización.